[미국 지리학 박사 준비] 4. 컨택 메일 발송

4. 컨택 메일 발송

(1) 컨택 메일을 꼭 보내야 하는지?

박사의 경우에는 관심 있는 교수님(Professor of Interest, POI)께 컨택 메일을 보내는 것이 더 좋은 것 같습니다. 선배들의 유학 준비기를 들어보면 컨택 메일을 보내는 것이 하나의 정해진 절차로 전해지고 있습니다. 컨택 메일을 보내면 (답장이 올 경우) 지금 대학원생을 구하고 있는지, 펀딩이 있는지, 지금 어떤 연구를 주로 하고 있는지 등의 정보를 얻을 수 있습니다. 그리고 해당 교수님께 본인의 의지와 열정을 어필할 수 있는 좋은 기회입니다. 만약 대학원생을 뽑을 계획이 없거나 연구 주제가 안 맞는다고 하신다면 원서비를 아낄 수 있을 것입니다.

 

(2) 얼마나 주제가 비슷해야 컨택 메일을 보내는지?

컨택 메일을 보낼 때 쓸 내용만큼이나 많이 했던 고민입니다. POI와 연구 주제가 완벽하게 맞을 수는 없기 때문에, 연구 키워드가 2~3개 정도 비슷하면 컨택 메일을 보냈습니다. 저의 경우, GIS라는 큰 틀 안에서 mobility, public health, spatio-temporal이라는 키워드 중 2개 이상 겹치면 메일을 보냈습니다.

 

(3) 학교 메일 계정 vs 개인 메일 계정

저는 구글 개인 메일 계정으로 컨택 메일을 보냈습니다. 학교 메일의 경우 'OOO[학생](이과대학 지리학과)'로 되어있고, 이름 변경이 안되었습니다. 그런데 한 교수님께서 학교 메일(한글 이름)로 미국에 메일을 보냈더니 스팸으로 분류되었다는 이야기를 해주셨습니다. 그래서 저는 구글 개인 메일 계정의 이름을 영문으로 변경하고 모든 컨택 메일을 보냈습니다. 개인 계정으로 보내도 아무 문제가 없었습니다.

학교 계정 이름

 

(4) 컨택 메일 보내는 시기

컨택 메일을 보내야 한다고 정해진 시기는 없습니다. 보통 원서 제출이 12월 초부터 1월 중순까지인데, 원서 제출 전에 컨택 메일을 보내는 것을 추천합니다. 저는 원서 제출 전인 8월부터 10월 중순까지 교수님 열네 분께 메일을 보냈습니다. 그중 열 분께는 원서를 내보라는 답장이 왔고, 한 분께는 대학원생을 뽑을 계획이 없다고 답장이 왔고, 나머지 세 분께는 답장을 받지 못했습니다.

컨택 메일 결과	명 수
원서 내봐라 😃	10
대학원생 안 뽑는다 😔	1
(읽씹) 😴	3
총	14

컨택 메일 결과 요약

 

(5) 컨택 메일 내용

큰 틀은 인사, 자기소개, 하고 싶은 연구, 어떤 기여를 할 수 있는지, 마무리 인사입니다.

• 제목: Prospective graduate student interested in (연구 주제)로 작성했습니다. 연구 주제 부분은 해당 POI의 연구 주제와 저의 연구 주제가 일치하는 키워드를 1~2개 작성했습니다.
• 인사: 이름과 해당 대학명을 쓰고, 현재 대학원생을 뽑는지 알고 싶다고 작성했습니다. 다른 교수님 성함, 대학명을 쓰지 않도록 조심해야 합니다.
• 자기소개: 졸업한 학교, 어떤 연구를 했는지, 어디에서 일한 경험이 있는지 등을 작성했습니다.
• 하고 싶은 연구: 박사 과정에서 어떤 연구를 하고 싶은지에 대해 자세하게 적었습니다. 저의 경우, 석사 때 했던 연구를 어떤 식으로 발전시키고 싶은지 적었습니다.
• 어떤 기여를 할 수 있는지: 해당 교수님의 최근 논문을 미리 2~3편 읽고 그 연구에 제가 추가할 수 있는 부분들을 작성했습니다. 이 부분을 가장 재미있게 읽으시는 것 같습니다.
• 마무리 인사: 참고를 위해 CV를 첨부했다는 말을 썼습니다. 그리고 읽어줘서 고맙고, 답장이나 더 이야기할 수 있는 기회가 있기를 바란다고 썼습니다. 줌 미팅을 하자는 말은 안 쓰는 게 좋다고 해서 쓰지 않았습니다.
• 레퍼런스 업로드: CV 파일을 첨부하고, 구글 사이트를 만들었다면 링크를 써줍니다. 저는 CV에 구글 사이트 주소를 적어놔서 메일에는 따로 쓰지 않았습니다. 

컨택 메일 내용

 

(6) 읽음 확인 플러그인 설치

컨택 메일을 보냈으면 교수님이 읽으셨는지 궁금할 것입니다. 메일을 보내기 전에 플러그인을 설치해 두면 크롬 환경에서 이메일을 추적할 수 있습니다. 저는 streak와 mailsuite(구 mail track for gmail) 두 가지 플러그인을 써보았는데, mailsuite를 추천합니다.

• streak: (무료 기준) 메일을 쓸 때 광고가 나타나지는 않지만, 예약 메일의 경우 추적이 안 되는 문제가 있었습니다. 아래와 같이 언제 메일을 열어봤는지 시간을 확인할 수 있습니다. 메일을 확인한 위치를 볼 수 있는데 꼭 필요한 기능은 아닌 것 같습니다.

각 메일 화면

• mailsuite(구 mail track for gmail): (무료 기준) 새 메일을 쓸 때마다 Mailtrack을 사용했다는 로고가 붙습니다. 이 로고를 한번 클릭해서 없애야 하는데 조금 귀찮습니다. 받은편지함 화면에서 ✔️ 표시는 수신, ✔️✔️ 표시는 읽음을 나타냅니다. 이 표시에 마우스 커서를 올리면 언제 읽었는지 알려줍니다.

 

(7) 리마인드

메일을 보내고 일주일 간 답장이 없다면 1회에 한해 리마인드 메일을 보냅니다. 리마인드 메일은 인사 부분에 I am writing to remind you of my keen interest in joining your research group for the Fall 2024 semester 등의 내용을 추가해서 같은 내용으로 보냈습니다. 이메일로 질문과 대답을 여러 차례 한 경우도 있었고, 줌 미팅을 하자고 한 경우도 있었습니다. 저는 메일을 주고받은 후에, 학회에서 수상 등의 업데이트가 있다면 메일을 더 보냈습니다. 

 

글을 닫으며

컨택 여부와 답장 여부는 합격에 결정적인 영향을 미치지 않는 것 같습니다. 컨택 답장이 안 와도 풀펀딩으로 합격하는 경우도 봤고, 줌미팅까지 잘해도 어드미션을 못 받는 경우도 많습니다. 그러나 컨택 메일은 교수님의 눈에 띌 수 있는 방법 중 하나이므로 안 할 이유가 없습니다. 본인을 잘 어필하시고 좋은 결과가 있기를 바라겠습니다.